공유 문서에 임시 비밀번호를 쓰면, 버전 기록·권한·내보내기에 무엇이 남는가

운영자가 공유 스프레드시트에 「임시 비밀번호」 열을 만들고, 데이터베이스 암호를 붙인 뒤 단체 채팅에 「B2 보세요」라고 씁니다. 십 분 뒤에 셀을 골라 삭제하고, 방에 「지웠다」고 알립니다. 다음 날 수정 권한이 있는 사람이 버전 기록을 엽니다. 어제 그 칸은 아직 있습니다. 뷰어가 칸이 채워져 있을 때 다운로드했다면, 받은 Excel은 그대로입니다. 그때 Lark에서 버전을 저장했다면, 읽기 권한만으로도 그 스냅샷을 엽니다.

앞글은 캘린더 초대에 회의 비밀번호를 쓰면, 알림·공유·동기화에 무엇이 남는가를 물었습니다. 설명이 캘린더에 탄 뒤, 참석자 사본과 잠금화면 알림에서 아직 읽을 수 있느냐는 질문입니다. 이 글은 질문을 바꿉니다. 비밀번호를 공유 문서나 온라인 표에 넣은 뒤, 내가 다시 열 수 있는 곳은 어디인가. 비밀을 일회용 링크로 보내면 형태는 그대로 s.html?id=…#…입니다. 만들기와 읽기에 가입은 필요 없습니다. MyPassGen 도구는 열면 바로 씁니다. 공유 버튼 안내가 아닙니다. 공식 도움말과, 버전 기록·권한 패널·내보낸 파일에서 보이는 것을 대조합니다.

본문을 지워도 비밀번호가 남는 이유

공유 문서는 내 창에만 잠깐 뜨는 연습장이 아닙니다. 협업 제품은 저장할 때마다 되돌릴 수 있는 상태를 남깁니다. Google의 파일의 변경사항 찾기는 분명히 적습니다. 파일의 이전 버전을 둘러보려면 해당 파일을 수정할 권한이 필요합니다. 수정 권한이 없으면 버전 기록을 볼 수 없습니다. 같은 페이지는 버전이 병합되는 경우가 있다고도 적습니다. 이름이 지정된 버전은 문서당 최대 40개, 스프레드시트당 최대 15개까지 추가할 수 있습니다. 이름을 붙인 버전은 병합되기 어렵습니다. 파일 소유자는 이름이 붙지 않은 기록을 지울 수 있고, 공식은 그 삭제를 영구이며 실행취소할 수 없다고 적습니다. 셀에서 Delete를 누르는 일은 「여기는 비었다」는 새 판을 쓰는 일입니다. 이전 판은 소유자가 일부러 지울 때까지 기록에 남을 수 있습니다.

Microsoft 365의 기본값은 더 단호합니다. 목록 및 라이브러리에서 버전 관리가 작동하는 방식은 이렇게 적습니다. Microsoft 365에서 새 라이브러리나 목록을 만들면 버전 관리가 기본적으로 켜지고, 문서의 마지막 500개 버전이 자동으로 저장됩니다. 어떤 버전을 복원하면 그 내용이 새로운 현재 버전이 됩니다. Microsoft의 SharePoint에서 이전 버전의 항목 또는 파일을 복원은 나머지 반을 보탭니다. SharePoint는 클릭한 그 버전을 지우지 않습니다. 복사본을 만들어 최신으로 올립니다. 셀을 지운 뒤에도 기록 목록에는 지우기 전 칸이 남을 수 있습니다. 복원하면 돌아옵니다.

Lark는 자동 편집 기록과, 손으로 저장하는 버전을 나눕니다. 영문 도움말 View and restore document history는 편집 권한이 있는 사용자만 과거 편집 기록을 보고 복원할 수 있다고 적습니다. 읽기 권한만 있으면 그 입구가 보이지 않습니다. 표도 같습니다. 다만 「버전 관리」는 다른 문입니다. Use version management in documents는 읽기 권한이 있는 사용자가 저장된 버전을 볼 수 있고, 버전 링크는 문서와 따로이며 따로 공유할 수 있다고 적습니다. 비밀번호가 본문에 남아 있을 때 누군가 버전을 저장했다면, 나중에 셀을 지워도 그 스냅샷은 비지 않습니다. 시트 쪽 Use version management in sheets는 삭제한 버전이 휴지통으로 가고 30일 뒤에 완전히 지워진다고 적습니다. 문서 쪽도 삭제 후 30일 이내 버전만 복원할 수 있다고 주석합니다. 한국에서 Google 문서와 Microsoft 365, Notion을 더 많이 쓰더라도, 이 「저장 버전은 읽기 권한으로 열린다」는 문은 같은 종류의 함정입니다.

Notion도 페이지 기록을 열려면 편집 권한이 필요합니다. 콘텐츠 삭제 및 복원은 버전 기록에 접근하려면 최소한 편집 권한이 있어야 한다고 적습니다. 무료는 7일, 플러스는 30일, 비즈니스는 90일, 엔터프라이즈는 무기한까지 이전 버전을 보고 복원할 수 있습니다. 편집 중에는 약 10분마다 한 판을 기록하고, 편집을 멈춘 뒤 약 2분이 지나면 다시 한 판을 기록합니다. 페이지 자체를 지우면 기본적으로 휴지통에 30일 남습니다. 지금 블록에서 비밀번호를 지우는 일은 「지금」 층만 바꿉니다.

뷰어, 댓글 작성자, 링크가 있는 모든 사용자

수정 권한은 누가 기록을 넘길지 정합니다. 보기 권한은 누가 지금 페이지를 가져갈지 정합니다. Google의 Google Drive에서 파일 공유하기는 뷰어의 다운로드를 예. 기본적으로 사용 설정되어 있으며, 소유자가 제어할 수 있습니다라고 표에 적습니다. 댓글 작성자도 같은 기본값입니다. 소유자는 공유 설정에서 뷰어와 댓글 작성자의 다운로드, 인쇄, 복사를 끌 수 있습니다. 그것은 기본값이 아닙니다. 「보기만」은 눈만 준다는 뜻이 아닙니다. 상대는 지금 내용을 파일로 저장할 수 있습니다. 다운로드 시점에 비밀번호가 페이지에 남아 있으면, 받은 파일은 평문 사본입니다. 나중에 셀을 지워도 상대 디스크의 파일은 따라 바뀌지 않습니다.

「링크가 있는 모든 사용자」는 방을 한 바퀴 더 넓힙니다. 같은 도움말은 일반 액세스를 세 단계로 둡니다. 제한됨은 권한을 준 사람만 엽니다. 링크가 있는 모든 사용자는 URL을 가진 사람이 그 파일을 쓸 수 있고, Google 계정에 로그인하지 않아도 됩니다. 공개는 웹이나 검색 결과에서 찾을 수 있습니다. 같은 페이지는 링크를 공유하면 내 이름과 이메일이 소유자로 보인다고도 적습니다. 로그인하지 않은 사람은 익명의 동물로 표시됩니다. 링크가 전달된 뒤에는 명단을 한 명씩 짚어 사본을 거둘 수 없습니다. 제한됨으로 되돌리거나, 새 파일을 시작하는 수밖에 없습니다.

한도도 같은 페이지에 있습니다. Google 문서, 스프레드시트, 슬라이드, Vids는 동시에 열린 탭이나 기기에서 최대 100개까지 수정할 수 있습니다. 한 파일을 공유할 수 있는 개별 이메일 주소는 최대 600개입니다. 만료일을 붙여 자동으로 거두는 기능은 직장 또는 학교 계정에만 있습니다. 개인 Gmail에는 없습니다. 누가 봤는지도 공개 로그가 아닙니다. Google의 보기 기록 확인은 이름이 붙은 보기 기록을 직장 또는 학교 계정의 활동 대시보드에 묶습니다. 파일이 직장이나 학교 계정 소유가 아니면, 도움말은 아무도 보기 기록을 확인할 수 없다고 적습니다. 대시보드에 이름이 없다고 해서, 열지 않았고 내려받지 않았다는 증명은 아닙니다.

Lark에서도 소유자나 관리 권한이 조직 밖 공유, 공동작업자 추가와 제거, 복사, 인쇄, 다운로드를 정할 수 있습니다. 스위치는 복사와 다운로드를 좁힐 수 있습니다. 이미 만들어진 내보내기는 거두지 못합니다. 화면을 향한 휴대폰도 막지 못합니다. 픽셀이 앨범과 회의 녹화에 남는 경로는 화면 공유와 스크린샷에서, 비밀번호와 # 뒤의 키는 누가 보는가에 있습니다.

댓글, 사본, 내보내기, 숨긴 시트

비밀번호는 본문 칸에만 있지 않습니다. 댓글에 「비밀번호는 이 줄」이라고 붙이는 사람이 있습니다. 제안 모드로 한 줄을 넣는 사람이 있습니다. 두 번째 시트를 숨기는 사람이 있습니다. Google 문서에서 댓글을 해결해도 원문은 원본 파일에 남습니다. 댓글, 작업 항목, 이모티콘 반응 사용하기는 해결된 댓글이 원본 문서에서 계속 사용할 수 있다고 적습니다. 사본을 만들 때 「댓글과 제안 복사」로 같이 가져갈지를 고를 수 있습니다. 본문이 비어도 여백의 한 줄은 전체 검색에 걸립니다.

「사본 만들기」는 지금 내용을 또 하나의 새 파일로 만듭니다. Google은 과거 버전에서 사본을 만들 수 있습니다. 대화상자에는 「같은 사람과 공유」가 있습니다. 사본은 새 파일입니다. 자기 권한과 자기 기록을 가집니다. 원본을 나중에 지워도 사본은 비지 않습니다. 내보내기도 같은 종류입니다. 다운로드를 끄지 않은 뷰어는 문서를 Word로, 표를 Excel이나 CSV로 저장할 수 있습니다. 숨긴 열, 숨긴 시트, 필터로 가린 행은 내보내기에 같이 실리는 경우가 많습니다. 「이 보기에서는 안 보인다」는 「파일에 없다」가 아닙니다.

티켓이나 채팅 로그를 넘기기 전에 가리는 휴대폰 번호와 주민등록번호는 다른 일입니다. 보는 법은 티켓과 채팅 로그를 넘기기 전에, 반드시 가려야 할 항목에 있습니다. 마스킹은 지금 붙여 넣는 텍스트를 다룹니다. 공유 문서의 버전 기록을 되돌리지 않고, 이미 내려받은 표도 거두지 않습니다. 둘을 서로 대체하지 마세요. 생성 페이지에서 복사한 뒤 클립보드를 누가 읽는지는 비밀번호를 복사한 뒤, 클립보드는 누가 또 읽는가에 있습니다. 비밀번호를 업무 번호와 같은 장기 표의 평범한 칸으로 두지 마세요.

폴더, 채팅 스페이스, 전체 검색

파일을 공유 폴더에 떨어뜨리면 권한은 더 이상 한 건의 이야기가 아닙니다. Google은 적습니다. 폴더에 적용한 액세스 권한은 안의 파일에 상속됩니다. 상위 폴더보다 낮은 권한을 자식 파일에 다시 줄 수 없습니다. Drive는 상위 폴더를 고치라고 안내합니다. 비밀번호 파일이 「그룹 전원이 수정 가능」한 디렉터리에 있을 때, 그 한 건만 뷰어로 내리는 조작은 자주 붙지 않습니다. 좁히려면 파일을 옮기거나, 비밀번호를 그 나무에서 빼야 합니다.

파일을 Chat 스페이스에 넣으면 명단은 계속 늘어납니다. 같은 Drive 도움말은 적습니다. Chat 스페이스에 액세스 권한을 주면, 나중에 그 스페이스에 참여하는 사용자에게도 공유 파일 액세스 권한이 부여됩니다. 나간 사람은 개인이나 다른 그룹으로 따로 권한을 받지 않았다면 액세스를 잃습니다. 오늘 당직 스페이스가 세 명이어도, 다음 주 들어온 신입은 같은 「임시 비밀번호」 표를 엽니다. 캘린더 초대의 비밀번호는 참석자 사본을 탑니다. 그것은 앞글입니다. 스페이스에 넣은 문서 링크는 스스로 늘어나는 명단을 걷습니다.

검색은 「어느 파일인지 잊었다」를 「몇 글자만 치면 떠오른다」로 바꿉니다. Drive, Microsoft 365, Lark, Notion은 내가 열 수 있는 본문을 찾습니다. 테스트용 비밀번호가 지금 페이지, 댓글, 저장 버전, 아직 안 지운 기록에 남아 있으면, 검색창은 기억보다 빠릅니다. 직장이나 학교 테넌트에서는 관리자에게 감사나 eDiscovery 입구가 있을 수 있습니다. 테넌트의 실제 설정을 보세요. 제품 문구로 대체하지 마세요.

대조표: 문서에 넣은 비밀번호는 어디에 남나

같은 테스트용 비밀번호, 같은 제목으로 「뷰어만」「편집자」「링크가 있는 모든 사용자」「먼저 내려받은 뒤 지우기」를 나눕니다. 열리는 페이지가 같지 않습니다. 표는 「내가 누를 수 있는 곳」으로 적습니다. 제품의 마케팅 이름으로 적지 않습니다.

다섯 번째 줄과 앞의 네 줄을 섞지 마세요. 완전한 s.html?id=…#…를 셀에 통째로 붙이면, 버전 기록과 내보내기와 전체 검색에는 여전히 한 줄의 자격 정보가 남습니다. 서버가 못 보는 것은 키뿐입니다. 복사한 사람은 타기 전에 열 수 있습니다. 번호와 키를 나누면, 문서 검색은 열 수 있는 완전한 링크를 집어내지 못합니다. 완전한 링크는 여전히 비밀번호 그 자체로 다루세요. 장기 표나 북마크에 남기지 마세요.

그 자리에서 확인하기

아래 단계는 어떤 제품의 약속에도 기대지 않습니다. 처음부터 끝까지 실제 계정에 로그인하지 않는 테스트용 비밀번호를 씁니다. 예는 orange-lake-7입니다. 제목은 「테스트-운영을 열지 말 것」. 지금 쓰는 마스터 비밀번호, 운영 키, 실제 일회용 링크로는 연습하지 마세요.

1. 개인 테스트 계정으로 나만 가진 문서나 표를 만듭니다. 본문에는 테스트용 비밀번호만 씁니다. 두 번째 테스트 계정을 편집자로 초대합니다. 양쪽이 연 뒤, 원본 계정에서 그 한 줄을 지웁니다. 편집자 계정으로 버전 기록을 엽니다(Google은 오른쪽 위 「최종 수정」). 지우기 전 판이 보여야 합니다. 뷰어 계정에는 이 자동 기록 입구가 보이지 않아야 합니다.
2. 다른 파일을 만듭니다. 세 번째 테스트 계정에는 뷰어만 줍니다. 다운로드는 끄지 않습니다. 테스트용 비밀번호가 페이지에 남아 있을 때 상대에게 다운로드 또는 다른 이름으로 저장을 부탁합니다. 원본으로 돌아와 비밀번호를 지웁니다. 받은 파일을 엽니다. 테스트용 비밀번호는 남아 있어야 합니다. 이 단계가 보이는 것은 「뷰어 ≠ 가져갈 수 없다」뿐입니다.
3. 공유 패널에서 같은 테스트 파일을 「링크가 있는 모든 사용자가 보기 가능」으로 바꿉니다. 로그아웃한 브라우저 또는 시크릿 창에서 링크를 엽니다. 테스트용 비밀번호가 읽혀야 합니다. 제한됨으로 되돌립니다. 한 번도 열지 않은 새 시크릿 창에서 엽니다. 실패해야 합니다. 이미 내려받은 로컬 파일은 이 단계의 영향을 받지 않습니다.
4. Lark를 쓴다면, 테스트 문서에 비밀번호가 남아 있을 때 버전을 저장한 뒤 본문을 지웁니다. 읽기 권한만 있는 테스트 계정으로 저장 버전을 엽니다. 저장 당시 내용이 보여야 합니다. 그 버전을 지운 뒤, 공식은 30일 이내라면 버전 휴지통에서 대조할 수 있다고 적습니다. 운영 문서에서는 이 단계를 하지 마세요.
5. 문서, Drive, Microsoft 365, Lark 또는 Notion 검색창에 orange-lake-7을 넣습니다. 걸리면 지금 페이지, 댓글, 저장 버전, 아직 안 지운 기록이 아직 색인되어 있는 것입니다. 숨긴 시트, 해결된 댓글, 여백의 제안을 한 번 더 찾습니다. 아직 열리는 입구를 적습니다.
6. MyPassGen 일회용 링크로 같은 테스트 문장의 링크를 만듭니다. 만료는 24시간, 읽기 횟수는 1로 둡니다. 문서에는 우물정자 앞의 s.html?id=…만 붙입니다. 키는 전화나 대면으로 말합니다. 가입 없이 엽니다. 받는 사람이 번호만 있으면 링크는 불완전해 보여야 합니다. 반쪽을 맞춰야 복호화됩니다. 읽은 뒤 클립보드를 덮어씁니다. #가 붙은 주소를 문서에 남기지 마세요.

회사 테넌트는 반 단계를 더합니다. 이 테스트 파일이 있는 공유 폴더가 더 높은 권한을 상속하고 있지 않은지. 명단이 자동으로 늘어나는 Chat 스페이스에 떨어뜨리지 않았는지. MyPassGen은 어떤 게이트웨이가 다른 사본을 남겼는지를 대신 판단하지 않습니다. 대조 결과는 방금 연 창만 봅니다.

문서로만 넘겨야 할 때 자격 정보를 나누는 법

일대일이고 상대가 바로 열 수 있으면, 비밀번호를 셀에 쓰지 마세요. 이 기기에서 생성한 뒤 일회용 링크로 싸세요. MyPassGen 비밀번호 생성의 랜덤 모드는 6–128자, 기본 16, 8 미만이면 약하다고 알립니다. 열면 바로 씁니다. 생성 결과는 업무 데이터로 올라가지 않습니다. 만들 때 브라우저는 AES-256-GCM으로 암호화합니다. 한 편의 상한은 32 KB입니다. 읽기 횟수 기본값은 1, 상한은 10입니다. 만료는 1시간, 24시간, 7일, 또는 횟수만 보고 TTL 없음입니다. 서버가 맡는 것은 암호문뿐입니다. 키를 # 뒤에 두는 이유는 동료에게 비밀번호를 한 번만 넘길 때, 왜 복호화 키를 주소의 # 뒤에 두는가에 있습니다.

문서가 필수라면 길을 나눕니다. 표에는 시각, 담당, 번호, 「키는 전화」라는 한 줄만 둡니다. 동기화되고 내보내지고 전체 검색에 걸리는 칸에 완전한 링크를 붙이지 마세요. 전화, 대면, 다른 메신저 계정이 나르는 것은 # 뒤뿐입니다. 반쪽만으로는 풀리지 않습니다. 이것은 사용법이지, 제품이 기본으로 나눠 주는 것이 아닙니다. 만들기 화면이 내는 것은 여전히 한 줄의 완전한 링크입니다. 일대일에서는 그것이 편합니다. 미리보기 카드를 그리는 채널에서는, 먼저 테스트 링크로 미리보기가 횟수를 쓰는지 본 뒤에 운영을 보내세요. 보는 법은 일회용 링크를 슬랙이나 카카오톡에 보내면, 미리보기가 먼저 한 번 태우나에 있습니다.

32 KB를 넘는 인증서 묶음이나 내보낸 표는 일회용 텍스트에 억지로 넣지 마세요. 파일 암호화를 씁니다. 브라우저에서 AES-256-GCM 스트림 암호화, 파일 하나 5 GB까지, 출력은 .lock / .enc, 암호는 다른 길입니다. 드라이브나 공유 폴더가 가져야 할 것은 암호문뿐입니다. 보는 법은 파일을 클라우드에 넣기 전에, 평문은 누가 읽을 수 있고 암호는 어느 길로 보내야 하는가에 있습니다. 암호화하지 않은 표를 공유 문서에 붙이는 일은, 본문에 비밀번호를 쓰는 것과 같은 종류입니다. 첨부는 권한 상속, 사본 만들기, 그다음 내보내기를 탑니다.

「셀을 지운 뒤 편집자 계정이 기록에서 테스트용 비밀번호를 복원할 수 있는가」와 「지우기 전에 뷰어가 내려받은 파일에 테스트용 비밀번호가 아직 있는가」 두 번을 끝냈다면, 이 글의 질문에 답할 수 있습니다. 비밀번호를 공유 문서에 쓴 뒤, 버전 기록, 저장 버전, 내려받은 사본, 전체 검색은 평문을 다시 꺼냅니다. 보기 권한이 막는 것은 대부분의 자동 기록 입구입니다. 지금 페이지를 가져가는 일은 막지 못합니다. 링크 공유와 폴더 상속은 열 수 있는 사람을 계속 늘립니다. 문서는 번호와 절차에 맞습니다. 비밀번호 원문에는 맞지 않습니다.

자주 묻는 질문

셀을 지우면 상대도 못 보나요?

지금 페이지의 그 칸은 비어도, 기록과 저장 버전과 이미 내려받은 파일은 비지 않습니다. Google은 기록을 보려면 수정 권한이 필요하다고 적습니다. Lark의 읽기 권한은 저장 버전을 아직 열 수 있습니다. 테스트용 비밀번호를 먼저 검색하세요. 편집자 계정으로 기록을 여세요. 「셀을 지웠다」를 비밀번호 교체의 대체로 쓰지 마세요.

보기 권한은 일회용 링크의 대체가 되나요?

되지 않습니다. Google은 뷰어의 다운로드를 기본으로 켠다고 적습니다. Lark는 복사와 다운로드를 좁힐 수 있습니다. 저장 버전은 읽기 권한으로도 보입니다. 본문은 문서 서비스가 맡습니다. 평문이 받는 사람 브라우저에만 나타나는 것이 아닙니다. 「서버가 암호문 말고 무엇을 봤는가」를 보려면 일회용 링크와 Network를 쓰세요. 보기 권한으로 대체하지 마세요.

완전한 일회용 URL을 표에 붙이는 것이 비밀번호 원문보다 나은 점은 무엇인가요?

서버 로그와 HTML만 가져가는 미리보기는 대개 # 뒤 키를 보지 못합니다. 읽기 페이지도 스크립트가 암호문을 가져온 뒤에야 횟수를 셉니다. 버전 기록, 내보내기, 전체 검색에는 URL 전체가 남을 수 있습니다. 복사한 사람은 타기 전에 열 수 있습니다. 더 안전한 쪽은 문서에는 번호만, 키는 다른 통로입니다.

만들기와 읽기에 계정이 필요한가요? 통로를 잘못 보냈을 때 지원이 복구해 주나요?

가입은 없습니다. 만들기와 읽기는 방문객에게 공개입니다. 암호문이 횟수나 만료로 탄 뒤에는 서버 쪽 평문 백업이 없고, 되찾아 줄 지원 수신함도 없습니다. 비밀번호와 링크를 새로 만드세요. 같은 URL을 새로고침하며 돌아오는지 보지 마세요.