把臨時密碼寫進共用文件，版本紀錄、權限和匯出還會留下什麼

系統維護在共用試算表開一欄「臨時密碼」，貼進資料庫密碼，群組裡說「看 B2」。十分鐘後選取儲存格、按刪除，再告訴同事「已經擦掉了」。第二天，有編輯權限的人打開版本紀錄，密碼還在昨天那一格。另一個人只拿了檢視權限，點「下載」得到一份 Excel，裡面是擦掉之前還是之後，取決於他何時按下下載。若有人當時在飛書或 Lark 點過「儲存版本」，檢視權限也能打開那一份。

上一篇寫過把會議密碼寫進日曆邀請，提醒、共用和同步還會留下什麼：那是「密碼進了日曆說明之後，邀請對象副本和鎖定畫面提醒還能不能再讀到」。本文換問題：密碼寫進共用文件或線上試算表之後，還會留在哪些你能打開的地方。金鑰如果改走閱後即焚，形態仍是 s.html?id=…#…，建立與閱讀都不用註冊。MyPassGen 的工具開啟即用。下面不講按鈕怎麼點，只對照官方說明頁和你能在版本紀錄、權限面板、匯出檔裡看見的東西。

刪掉正文，密碼為什麼還在

共用文件不是只在你視窗裡閃一下的便條紙。協作產品把每一次儲存當成可回溯的狀態。台灣團隊最常見的是 Google 文件與試算表。Google 在查看檔案異動內容裡寫明：必須具備該檔案的編輯權限，才能查看舊版本；沒有編輯權限，就看不到版本紀錄。同一頁還寫：修訂有時會被合併；每份文件最多可有 40 個已命名版本，每份試算表最多 15 個。已命名版本比較不容易被合併掉。檔案擁有者可以刪除未明確命名的紀錄，且官方標成一經刪除即無法復原。你按刪除鍵，只是又寫入一版「此處已空」；上一版仍可能躺在紀錄裡，直到擁有者專門清掉。

公司常用的 Microsoft 365 預設更直白。列表與函式庫中版本管理的運作方式寫：新函式庫和新清單預設開啟版本控制，並自動儲存文件的最近 500 個版本。還原某一版時，被還原的內容成為最新版。個人 OneDrive 的邊界不一樣：還原儲存在 OneDrive 中的舊版本檔案寫，個人帳戶的檔案版本歷程記錄會保留 30 天；你選取的版本會成為目前版本，原先的目前版本則變成清單裡的上一筆。儲存格裡的密碼被擦掉之後，歷程清單裡仍可能留著擦之前的那一格，還原還能把它請回來。

Notion 也要編輯權限才能打開頁面紀錄。刪除與還原內容寫：存取版本紀錄至少需要 可以編輯。免費檔可回看 7 天，Plus 30 天，商業版 90 天，企業版不限天數。活躍編輯時大約每 10 分鐘記一版，停手後再過約 2 分鐘再記一版。刪掉頁面本身，預設在回收桶留 30 天。你在目前區塊裡清掉密碼，只改了「現在」這一層。

部分跨國或對岸協作團隊會用飛書或 Lark。Lark 把「自動歷史」和「手動存一份版本」拆開。說明頁 Use version management in Docs 寫：擁有編輯權限的人才能儲存版本；擁有檢視權限的人可以查看已儲存的版本，版本連結可單獨分享。密碼寫進去的那一刻若有人點過儲存版本，事後擦掉正文，檢視權限仍可能打開那一份快照。刪除已存版本後，官方寫的是回收桶裡可還原 30 天內刪掉的版本。飛書中文說明同樣把自動歷史綁在編輯權限：只有編輯權限才看得到歷史紀錄入口。

檢視、加註和「知道連結的任何人」

編輯權限決定誰能翻紀錄，檢視權限決定誰能把目前這一頁帶走。Google 在透過 Google 雲端硬碟共用檔案裡把檢視者的下載寫成：預設可以，由擁有者控管。加註者同樣預設可下載。擁有者可以在共用設定裡關掉檢視者和加註者的下載、列印和複製，但這不是預設。只給「檢視」不等於只給一雙眼睛：對方仍可能把目前內容存成檔案。密碼還在目前這一頁上時，下載就是一份明文副本；你後來刪掉儲存格，已經下載過的人手裡那份不會跟著改。

「知道連結的任何人」把範圍再放大一圈。同一頁說明把一般存取權寫成三檔：限制只有被授權的人能打開；知道連結的使用者是拿到連結的人就能用這份檔案，不必登入 Google 帳戶；公開則是任何人都能在網路上或搜尋結果裡找到。官方還寫：分享連結時，你的姓名和電子郵件會作為擁有者可見。未登入的人在檔案裡顯示成匿名動物。連結一旦轉發出去，你無法按名單點名收回每一個副本，只能改回「限制」，或換一份新檔案。

人數上限也寫在同一頁：一份 Google 文件、試算表或簡報同一時刻最多在 100 個打開的分頁或裝置上編輯；單一檔案最多可與 600 組個人電子郵件地址共用。公司或學校帳戶才有「到期自動收回」；個人 Gmail 沒有這一項。誰看過這份檔案，也不是人人都能查。Google 在查看 Google 文件、試算表和簡報的檢視記錄裡把檢視記錄綁在公司或學校帳戶的活動資訊主頁上；若檔案並非公司或學校專用帳戶所擁有，說明寫明任何人都無法查看檢視記錄。不能在資訊主頁裡點出名字，不等於對方沒打開、沒下載。

權限開關能收窄複製和下載，但擋不住已經產生的匯出檔，也擋不住別人用手機拍螢幕。螢幕上的像素怎麼留在相簿和會議錄影裡，見螢幕分享和截圖時，密碼和 # 後面的金鑰會被誰看見。

註解、副本、匯出和隱藏欄

密碼不一定寫在正文格子裡。有人在註解裡貼「密碼是這串」，有人用建議模式插入一行，有人把密碼放進試算表第二張隱藏工作表。Google 文件的註解被解決之後，原文仍留在原檔裡：使用註解、操作項目和表情符號回應寫，你仍可在原始文件中查看已解決的註解；建立副本時可以選擇是否一併複製註解和建議。正文空了，側欄裡那一句還在，全文搜尋同樣能打中。

「建立副本」會再複製一份目前內容。Google 允許從某個歷史版本再做一份拷貝，對話方塊裡有一項「與同樣的協作者共用」。副本是新檔案，有自己的權限和自己的紀錄；它不會因為你回頭去擦來源檔而變空。匯出也是如此。檢視者若未被關掉下載，可以把文件存成 Word、試算表存成 Excel 或 CSV。隱藏欄、隱藏工作表、篩掉的列，匯出時經常一起走。你在目前檢視裡「看不見」，不等於檔案裡沒有。

工單和聊天紀錄外發前要打碼的是手機號碼、身分證字號一類欄位，見外發工單和聊天紀錄前，哪些欄位必須打碼。打碼處理的是這一次貼出去的文字，並不回溯共用文件的版本紀錄，也不收回別人已經下載的試算表。兩件事不要互相替代。剪貼簿從產生頁拷出來之後還會被誰讀走，見複製密碼之後，剪貼簿還會被誰讀走。密碼不要當成普通儲存格，和業務編號寫在同一張長期試算表裡。

資料夾、聊天室和全文搜尋

檔案掉進共用資料夾之後，權限常常不再只看這一份。Google 寫明：套用到資料夾的存取權會沿用至其中的檔案；你不能再給某個人比上層資料夾更低的權限，系統會引導你去改上層資料夾。密碼檔若躺在「全組可編輯」的目錄裡，單獨把這一份改成檢視，往往改不動。要收窄，得換目錄，或把密碼移出這棵樹。

把檔案丟進聊天室，名單還會繼續變。同一份雲端硬碟說明寫：把權限授予某個 Chat 聊天室之後，日後加入該聊天室的人也會得到這些共用檔案的存取權；離開聊天室的人，若沒有以個人或其他群組身分另獲授權，會失去存取。今天只有三個人的值班群，下週新人入群，同一張「臨時密碼」表就多一個能打開的人。台灣日常更多走 LINE：連結一旦轉發，權限取決於你設的是「限制」還是「知道連結的任何人」，不是取決於這個群現在有幾個人。日曆邀請裡的密碼會隨邀請對象副本走，見上一篇；文件連結進群，走的是另一條會自動擴員或被轉發的名單。

搜尋把「我已經不記得寫在哪」變成「輸入幾個字就能翻出來」。Google 雲端硬碟、Microsoft 365 和 Notion 的搜尋都會掃你有權打開的正文。測試密碼若還在目前這一頁、註解、已存版本或未清理的紀錄裡，搜尋框比你的記憶更快。公司或學校帳戶下，管理員還可能另有稽核或電子探索入口；以你們租戶實際設定為準，不要用產品口號代替。

對照表：文件裡的密碼還剩什麼

用同一句測試密碼、同一標題，分別走「只給檢視」「給編輯」「連結分享」「先下載再刪除」。你能打開的頁面並不一樣。下面按「你自己能點開的地方」來寫，不按行銷名稱。

第五行和前四行不要混。把完整 s.html?id=…#… 整段貼進儲存格，版本紀錄、匯出檔和全文搜尋裡仍是一份憑證，只是伺服器看不到金鑰。誰複製誰就能在焚毀前打開。編號和金鑰拆開，文件搜尋才搜不到能打開的完整連結。完整連結仍要當密碼本身保管，不要存進長期試算表或書籤。

當場核對

下面這組步驟不依賴任何品牌承諾。全程使用不會登入真實帳戶的測試密碼，例如 orange-lake-7，標題寫成「測試-不要打開正式環境」。不要拿正在使用的主密碼、正式環境金鑰或真實焚鏈練手。

1. 用個人測試帳號建一份只有你自己的文件或試算表，正文只寫測試密碼。再邀請第二個測試帳號，權限選編輯。雙方都能打開後，在來源帳號裡刪掉那一句。用編輯帳號打開版本紀錄（Google 點右上角「上次編輯」；Notion 點右上角 ••• 再選版本紀錄）。應能看到刪之前的那一版。只有檢視權限的帳號不應看到這條自動紀錄入口。
2. 另建一份，只給第三個測試帳號檢視權限，不要關下載。請對方在仍寫著測試密碼時點下載或「另存新檔」，存到本機。回到來源檔刪掉密碼。打開那份本機檔：測試密碼應還在。這一步只證明「檢視 ≠ 無法帶走」。
3. 在共用面板把同一份測試檔改成「知道連結的任何人可檢視」，用未登入的瀏覽器或無痕視窗打開連結，確認能讀到測試密碼。然後改回「限制」，再換一個從未打開過的無痕視窗：應打不開。已經下載過的本機檔不受這一步影響。
4. 若你使用飛書或 Lark，在測試文件仍含密碼時儲存一個版本，再擦掉正文。用只有檢視權限的測試帳號打開「已存版本」。應能看到儲存當時的內容。依說明頁刪除該版本後，30 天內仍可在版本回收桶核對；不要用正式環境文件練這一步。
5. 在文件或雲端硬碟 / Notion 搜尋框輸入 orange-lake-7。能搜到，說明目前這一頁、註解、已存版本或未清理的紀錄仍被索引。再搜一遍隱藏工作表、已解決註解和側欄建議。記下每一個還能打開的入口。
6. 另建一條 MyPassGen 閱後即焚連結，寫入同一句測試密碼，過期選 24 小時，閱讀次數保持 1。文件裡只貼井字號前面的 s.html?id=…，金鑰用電話或當面說。開啟即用，無需註冊。接收方只有編號時應看到連結不完整；兩半湊齊才能解密。讀完後覆蓋剪貼簿，不要把帶 # 的位址存進文件。

企業租戶再加半步：看這份測試檔所在的共用資料夾是否把更高權限繼承下來，以及它是否被丟進會自動擴員的聊天室。台灣常見的 Google Workspace 與 Microsoft 365 租戶，閘道或保留原則會不會另存副本，以你們管理員的實際設定為準。MyPassGen 不會代你判斷某家閘道有沒有另存副本，核對結果以你剛才那幾扇視窗為準。

必須用文件交接時怎麼拆

一對一、對方能立刻打開時，不要把密碼寫進儲存格。在本機產生密碼，再做成閱後即焚。MyPassGen 的密碼產生器隨機模式 6–128 位，預設 16，低於 8 位會提示較弱；開啟即用，產生結果不作為業務資料上傳。建立焚鏈時瀏覽器用 AES-256-GCM 加密，明文上限 32 KB，閱讀次數預設 1、上限 10，過期可選 1 小時、24 小時、7 天，或只按次數、不設 TTL。伺服器只暫存密文。金鑰為什麼要放在 # 後面，見一次性把密碼傳給同事時，為什麼要把金鑰放在網址的 # 後面。

必須走文件時，把通道拆開。試算表只發時間、負責人和編號，以及「金鑰走電話」這一句，不要把完整連結貼進會同步、會匯出、會被全文搜尋的格子。電話、當面或另一個即時訊息帳號（台灣日常多用 LINE）只發 # 後面那一截。沒有兩半就解不開。這是用法，不是產品預設拆分；建立頁產生的仍是一條完整連結，方便一對一交接。會產生預覽卡片的頻道，先用測試連結看預覽會不會計數，再決定要不要發真實內容，見把閱後即焚連結貼到 Slack 或微信，預覽會不會先燒掉一次。

超過 32 KB 的憑證包或匯出表，不要硬塞進焚鏈，走檔案加密盒：瀏覽器裡 AES-256-GCM 串流加密，單檔不超過 5 GB，輸出 .lock / .enc，密碼另發。雲端硬碟或共用資料夾只負責存密文，見把檔案丟進雲端硬碟前，誰拿得到明文、密碼該走哪條路。共用文件的附件若是未加密的試算表，和把密碼寫進正文是同一類問題：附件會隨權限繼承、建立副本和匯出再走一圈。

做完「刪除正文之後編輯帳號能否從紀錄還原」和「檢視帳號在刪除前下載的檔案是否仍含測試密碼」這兩次核對，你就已經能回答本文的問題：密碼寫進共用文件之後，版本紀錄、已存版本、下載副本和全文搜尋都可以再讀到明文。檢視權限擋的是多數自動紀錄入口，不是帶走目前這一頁；連結分享和資料夾繼承會把能打開的人繼續變多。文件適合發編號和步驟，不適合發密碼原文。

常見問題

我刪掉儲存格，對方是不是也看不到了？

看不到目前這一頁這一格，不代表紀錄、已存版本和已經下載的檔案空了。Google 寫明瀏覽紀錄要編輯權限；飛書或 Lark 的檢視權限仍可能打開已存版本。先用測試密碼搜一遍，再請一個編輯帳號打開紀錄。不要用刪格子代替換一條新密碼。

只給檢視權限，能不能當閱後即焚？

不能等同。Google 把檢視者的下載寫成預設開啟。飛書或 Lark 可以收窄複製和下載，但已存版本對檢視權限可見。正文由文件服務代管，不是接收方瀏覽器裡才出現明文。要核對「伺服器有沒有密文以外的東西」，用焚鏈加 Network，不要用「檢視」代替。

把完整焚鏈貼進試算表，比寫密碼原文好在哪？

伺服器紀錄和只抓 HTML 的預覽通常看不到 # 後面的金鑰，閱讀頁也要等腳本取密文才計數。版本紀錄、匯出檔和全文搜尋裡卻仍可能留下整段網址。誰複製誰就能在焚毀前打開。更穩的是文件只發編號，金鑰走另一條通道。

建立和閱讀要註冊嗎？刪錯了有沒有客服能找回？

不需要註冊。建立與閱讀都對訪客公開。密文按次數或過期焚毀之後，沒有伺服器明文備份，也沒有客服信箱可以找回。發錯通道就重新產生密碼、另建一條連結，不要反覆重新整理同一條碰運氣。